Delegování úkolů je nezbytnou součástí vedení lidí a efektivního uplatňování leadershipu. Být lídrem po většinu času znamená delegovat.
Miroslav Sázovský, CEO mentor & Executive coach
Jak správně delegovat úkoly nebo projekty?
V životě lídra se neobejdete bez delegování. Delegování úkolů je nezbytnou součástí vedení lidí a efektivního uplatňování leadershipu. Být lídrem po většinu času znamená delegovat. Přestože tomu tak je, častokrát vídávám, jak delegování selhává.
Špatné dřívější zkušenosti s delegováním vedou lídry k obavám, že se na nikoho nemohou spolehnout, a v budoucnosti si raději vše udělají sami. Mylná představa, že lidem stačí jen říct, co je potřeba udělat, a oni vše udělají podle našich představ, je další překážkou na cestě k efektivnímu a účinnému delegování.
Někdy slýchávám lídry říkat, že nemají čas delegovat úkoly, protože jsou v některých záležitostech tak dobří, že je jednodušší a rychlejší, když si vše udělají sami. Pak končí přetížení a skoro všechnu pracovní dobu tráví činnostmi, které je nudí nebo rozptylují od skutečně produktivní činnosti, která by pro společnost byla největším přínosem.
Přijde vám to povědomé?
V těchto situacích upadají přetížení lídři do konverzační domény člověka, který je obětí. Viní zaměstnance, systém, společnost, zákony a vše, co se jim připlete do cesty. Často říkají: „Nevím, jak to ostatní dělají, že mají tolik času, ale můj život stojí za prd, nevím, kam dřív skočit.“ Tohle ale lídři dělají jen proto, že neumí efektivně delegovat.
Mnoho lidí je přesvědčeno, že delegování spočívá jen v předání úkolu a že tím to končí. Takhle to funguje jen tehdy, když pověřená osoba delegovaný úkol již v minulosti dělala a má potřebné znalosti, zkušenosti a dovednosti.
Delegování je proces, který si především na začátku vyžaduje časovou investici. Při delegování je vaším úkolem být lídrem a efektivně uplatňovat leadership, aby pověřená osoba nebo tým přesně věděly, jaká je struktura naplnění zájmu. Každého, kdo má plnit delegovaný úkol, musíte krok za krokem provést celým procesem.
Nestačí vše jen říct po telefonu, ale je potřeba definovat zájem, výstupy, výsledky, kompletní strukturu naplnění zájmu, úroveň delegace, podmínky spokojenosti, nejlepší výsledky, nejhorší výsledky a jasně specifikovat požadavek.
Kontext delegování je rozhodující.
Pokud si jako lídr uvědomíte, že delegováním vytváříte pověřené osobě nebo týmu budoucnost, která by se bez vás nestala, tak vám bude hned zřejmé, že je potřeba nastavit dobrý kontext žádosti. Dříve, než se rozhodnete delegovat, vytvořte si posilňující vytvořený kontext z vytvořené buducnosti.
Kontext delegování
Delegujte vše, co je podle Flowave kompasu v zóně DŘINA, NUDA nebo ROZPTÝLENÍ. Práce, která se nachází v zóně produktivity, je práce, jejímž prostřednictvím nejvíce přispíváte vaší společnosti, proto byste ji měli dělat vy.
Když delegujete vše, co se nachází v oblasti, ve které nemáte dovednosti, vášeň, nebo obojí, uvědomte si nejdříve, že se této práce nezbavujete, ale že vytváříte druhé osobě novou budoucnost, ze které bude jednat. Jinými slovy, poskytujete pověřené osobě nebo týmu novou „možnost bytí a jednání“.
Nově vytvořená budoucnost v realitě existuje jen jako možnost. Tato možnost musí druhým lidem umožnit dělat to, na čem jim záleží a co je pro ně důležité. Dále jim musí poskytovat příležitost dosahovat vítězství v práci a úspěchu v osobním životě a nabízet příležitost na sebevyjádření.
Položte si tyto otázky:
- Když deleguji práci na …………(osobu/tým)………, umožní mu to pracovat na tom, na čem mu fundamentálně záleží a co je pro něj skutečně důležité?
- Když deleguji práci na …………(osobu/tým)………, poskytne mu to příležitost pro sebevyjádření a efektivní uplatňování jedinečných schopností?
- Když deleguji práci na …………(osobu/tým)………, poskytne mu to příležitost zvítězit v práci a být úspěšní v osobním životě?
- Když deleguji práci na …………(osobu/tým)………, naplní to zájem všech zúčastněných stran?
Věřte mi, že pokud nastavíte delegování takovýto kontext a skrze něj uděláte požadavek, tak zjistíte, že jste obklopeni kompetentními kolegy s nevyužitým vůdčím potenciálem.
7 kroků úspěšného delegování
Proces delegování je disciplína, která si vyžaduje vaši pozornost a uvědomění, že nejde o něco, co intuitivně víte nebo si myslíte, že víte. Pravděpodobně jste efektivní a účinné delegování ještě nezažili. Pamatujte si, že když jako lídr řeknete: „Žádám vás (požaduji po vás), abyste…“, vytváříte novou budoucnost pro konkrétního člověka. Chcete po něm, aby udělal slib a dal vám své slovo, že dojde k naplnění vašeho zájmu tak,
- jak řekl, že to udělá,
- jak ví, že to má být uděláno,
- jak se očekává, že to bude udělané,
- že to udělá včas a bude to celé a kompletní,
- že bude dělat to, co řekl, že řekl, a jeho slovo bude v realitě,
- že bude dodržovat, ctít a užívat zákony, předpisy a pravidla dané společnosti nebo země.
Člověk, který vaši žádost přijímá, vám dává slib, že udělá specifickou akci nebo poskytne specifické výsledky přesně v době, kdy požadujete. Tento člověk také musí zaujmout postoj, že bude dělat vše tak, aby dosáhl požadovaného výsledku. Váš požadavek je požadavkem jen tehdy, když žádaný člověk má možnost požadavek odmítnout, akceptovat, dělat protinávrhy nebo slíbit, že se vyjádří později.
Lidé vašemu požadavku nemohou autenticky říct ano, pokud nemohou, nebo necítí, že mohou říct ne.
Nedávejte slib, když nemáte plán. Pokud vám někdo dá slib a vy víte nebo si myslíte, že zatím nemá žádný plán z vytvořené budoucnosti, měli byste být ostražití. Slib bez plánu je planý.
1. krok: uvědomte si, co chcete delegovat
Pokud jste poctivě pracovali s FLOWAVE KOMPASEM, tak již máte sestavený seznam úkolů podle různých zón produktivity, které je nutné delegovat. Začněte zónou DŘINY, pokračujte s úkoly v zóně NUDY a ROZPTÝLENÍ. Pokud nemáte dostatek času, delegujte i úkoly, které se nacházejí v zóně produktivity, nebo jejich části.
Ačkoliv se tento první krok zdá zřejmý, neobejdete se bez něj. Nemyslete si, že víte, nebo si myslíte, že víte, co je potřeba delegovat. Nikdy si v daném okamžiku nevzpomenete na všechny úkoly, které se nacházejí v různých zónách produktivity. Nikdy nezvládnete správně delegovat, pokud nezačnete s tím, co chcete delegovat.
2. krok: vyberte správnou osobu
Stejně jako vy i ostatní lidé mají své jedinečné schopnosti a své zóny produktivity. Abyste dosáhli vysoké produktivity a realizovali všechny své nápady a myšlenky, nesmíte si klást otázku: jak to udělám, ale kdo to udělá. Přivolejte k sobě lidi, kteří mají delegovanou práci zařazenou v zóně produktivity. Využijte k tomu test jedinečné schopnosti nebo je nechte vyplnit FLOWAVE KOMPAS.
Jako správný lídr byste měl také vědět, na čem vašim lidem záleží, co je pro ně důležité, jakých vítězství v práci a úspěchů v osobním životě chtějí dosáhnout a jaký mají zájem být součástí vašeho týmu.
Chcete-li efektivně a účinně delegovat úkoly, bude potřeba trpělivě a pozorně vybrat správné lidi, aby svěřený úkol naplňoval jejich zájem a byl pro ně v zóně FLOWAVE. Ano, není to jednoduchý proces, ale i ten se dá postupně delegovat na někoho dalšího, kdo si ho bude užívat a bude v něm skutečně jedinečný. Udělejte to a připravte se na exponenciální skok v možnostech bytí.
3. krok: efektivně komunikujte pracovní postup
Jakmile najdete správného člověka, který vyjádří zájem o vaši nabídku, ukažte mu, jak tuto práci dělat. Využijte k tomu metodu struktury naplnění zájmu. Pokud není vaší silnou stránkou procesní inženýrství, využijte automatizaci vytváření pracovních postupů.
Předejte lidem pracovní postup, ukažte jim, jak jej používat, a nechte systém převzít kontrolu. Je pro to potřeba, aby osoba, organizace a systém byly v integritě. Nemějte strach, pokud nemáte vytvořený pracovní postup. V některých případech možná nebudete dost kvalifikovaní, abyste pracovní postup vytvořili.
Najdete-li toho správného člověka, sestaví vám postup velmi rychle a snadno a pak ho i bude používat. Většina expertů a mistrů ve svém oboru má pracovní postupy jako své přirozené sebevyjádření. V těchto případech si s daným člověkem promluvte a společně proces objevujte, nebo ho s důvěrou nechejte pracovní postup sestavit.
V jiných případech si pracovní postupy budete muset několikrát projít, dokud neobjevíte ten nejlepší. Ve všech případech se ujistěte, že jste explicitně a konkrétně definovali svůj požadavek, a ověřte si, že pověřený člověk nebo tým rozumí, co je cílem, proč to dělají, jaký je záměr, podmínky spokojenosti a jak mají vypadat výstupy a jednotlivé výsledky.
Doporučuji vždy při zadávání úkolů vyplnit filtr zadání.
4. krok: poskytněte potřebné zdroje
Ve chvíli, kdy je každému jasný pracovní postup, bude potřeba poskytnout potřebné zdroje k vítěznému naplnění zájmu všech zúčastněných stran. Musíte zajistit, aby každý člověk, který je zapojený do procesu realizace vámi delegovaného úkolu nebo projektu, měl vše potřebné. Může se jednat o přístupové údaje do systému, e-mailu nebo aplikace. Může se jednat o fyzické nástroje nebo prostředky, jako jsou klíče od kanceláře, objektu nebo skladu. Možná budete muset povolit přístupová oprávnění do různých úrovní důvěrných firemních materiálů a znalostních bází.
Pravděpodobně budete muset pověřenou osobu představit i ostatním členům týmu a přidat ji na seznam e-mailů k příslušné e-mailové komunikaci. Jsou to vše mnohdy otravné malé detaily, které si vyžadují mnoho úsilí a delegace. Pečlivě si vše promyslete a doporučuji, abyste si tento proces zapisovali do pracovního postupu, který v budoucnu můžete automatizovat nebo delegovat.
5. krok: specifikujte úroveň odpovědnosti
Chcete-li, aby lidé převzali zodpovědnost, musíte jim nejdříve dát možnost mít odpovědnost. Nestačí jen sdělit, co mají udělat a jak to mají dělat, ale musíte jim sdělit úroveň pravomocí a odpovědnosti, kterou jim dáváte. Chcete, aby pověřená osoba prováděla výzkum a sdílela výsledky analýzy, nebo chcete, aby převzala celý projekt, dokončila ho bez jakékoliv kontroly a hlásila vám jen výsledek?
Každá varianta si vyžaduje jinou úroveň důvěryhodnosti, a pokud se vám nepodaří vyjasnit, jakou odpovědnost očekáváte, způsobí to nechuť a nepořádek. Nejasnosti v očekáváních vás velmi rychle doběhnou a mohou způsobit velká zklamání, která často vedou k frustraci až zoufalství.
6. krok: odstupte, nechte je pracovat a pozorujte vše z nadhledu
Na první pohled je jasné, že když delegujete určitý úkol nebo projekt, dáváte druhým lidem prostor k seberealizaci a sebevyjádření. Z praxe však vím, že především zkušení lídři mají pocit, že musí neustále vše kontrolovat a nad vším dohlížet. Potřebují být s lidmi v první linii a neustále reagovat na vše, co se na bitevním poli děje. Tito lídři se chovají přes limitující přesvědčení „já jsem lepší (než ty)“.
Jakmile jste explicitně a konkrétně komunikovali požadavek a seznámili pověřenou osobu (tým) s tím, co má dělat a jakou má úroveň důvěryhodnosti, je pověřená osoba (tým) připravená převzít úkol nebo projekt a vítězně ho dokončit. Může být těžké důvěřovat a přenechat kontrolu nad projektem někomu jinému, ale bez toho se neobejdete. Důvěřujte, podporujte a buďte pro lidi zdrojem něčeho většího, než jste vy samotní. Neznamená to, že se nezajímáte. Znamená to, že stále jste „příčinou v záležitosti“ delegované věci.
Lídr si musí držet odstup, aby se mu nestalo, že pro samé stromy nevidí les. Když jste na bitevním poli v první linii, tak nevidíte jednotlivé strategické pozice všech bitevních oddílů a nemůžete strategicky rozhodovat o klíčových událostech vedoucích k vítězství. Možná vyhrajete jednotlivé bitvy, ale ne celou válku.
7. krok: zkontrolujte a dejte zpětnou vazbu
Na první pohled se to zdá jako mikromanagement, ale bylo by chybou myslet si, že se vás delegovaný úkol již netýká. Delegováním se úkolu nezbavíte. Plná odpovědnost za provedení delegovaného úkolu je stále na vás, i když ho realizuje někdo jiný. Ať už se vám to líbí, nebo nelíbí, musíte pravidelně komunikovat a být činný ve věcech, na kterých vám záleží a které jsou skutečně důležité.
Nedělejte mikromanagement!
Důvěřujte týmu a veďte ho tak, aby všichni mohli důstojně a zodpovědně dělat svou práci, díky které dostali možnost dělat to, na čem jim záleží a co je pro ně skutečně důležité. Pokud jste odvedli dobrou práci v kroku 2, přichází v této fázi příležitost, aby se lidé vyjádřili a ukázali svou jedinečnou schopnost. Buďte neustále „příčinou-v-záležitosti“ a provádějte včasnou kontrolu do doby, než se jim svěřený úkol stane přirozeným sebevyjádřením a budou ho efektivně a účinně provádět za každé situace bez ohledu na okolnosti.
Pokud každého člena týmu provedete těmito sedmi kroky, budete překvapení, jaký získáte FLOWAVE EFEKT (doplnit odkaz). Úroveň schopnosti delegovat úkoly na členy týmu je funkcí vaší energie a produktivity. Čím budou členové týmu v plnění úkolů zdatnější a schopnější, tím větší odpovědnost a důvěru jednat vaším jménem jim budete moci poskytnout.
V kurzu: Flowave Performance System učíme naše klienty používat 5 úrovní delegování.
Pět úrovní odpovědnosti není jen pomocník pro jasné zadání. Pro spoustu lidí ve vašem týmu je to i možnost pro osobní růst. Každý z nás chce vítězit. Když lidé vidí, že jste jim při zadání již dali důvěru s vyšší úrovní odpovědnosti, je to pro ně jistá forma odměny. Pět úrovní odpovědnosti má výhody pro každého.
Navrhuji vám, abyste co nejdříve zavedli napříč celou firmou pět úrovní odpovědnosti a vysvětlili lidem, jak se nyní budou zadávat jednotlivé úkoly nebo projekty. Vždy se musí sestavit FLOWAVE FILTR ZADÁNÍ. Z firem, kde jsme tento model delegování zavedli, mám zkušenost, že když lídr někomu poslal FLOWAVE FILTR ZADÁNÍ, byla to pro něj čest a výraz důvěry. Lidé skoro vždy reagují slovy: „Už jsi viděl ten nový projekt? Poslali ti také pozvánku na první poradu? Vyzvali mě, že se mám zúčastnit, protože pro mě vidí potenciál být součástí a zajímá je můj názor.“ Osobně doporučuji, aby porada svolaná CEO měla vždy FLOWAVE FILTR ZADÁNÍ, jedině tak získáte FLOWAVE EFEKT – Exponenciální skok v možnostech vašeho bytí.
Zavedení pěti úrovní důvěryhodnosti vyžaduje vytvoření FLOWAVE FILTRU ZADÁNÍ, sepsání kompletní STRUKTURY NAPLNĚNÍ ZÁJMU a určení tým, na který celý proces delegujete.
Máte firemní slovník pojmů a rozlišení? Pokud ještě ne, tak tohle je příležitost ho ve firmě zavést. Každé prostředí a každá komunita lidí si vytváří specifickou jazykovou doménu, která se postupem času stane jejich sebevyjádřením. Nikdo ve vaší společnosti ani nepřemýšlí, co znamená být v integritě, co znamená čtvrtá úroveň důvěryhodnosti, co znamená být příčinou v záležitosti. Jenže firma se neustále proměňuje, rozvíjí a přichází k vám noví lidé s jedinečnými schopnostmi, díky kterým můžete dosahovat 10x výsledků. Tito noví lidé ale váš jazyk neznají a chybějící slovník pojmů a rozlišení bude první tři roky brzdit jejich produktivitu.
Struktura naplnění zájmu, která bude jasně a inspirativně popisovat, jak delegovat úkoly a projekty, vytvoří ve firmě bezpečnější a transparentnější prostředí, ve kterém každý ví, jakou úroveň důvěryhodnosti v dané záležitosti má, a tím se pro ostatní stává mnohem předvídatelnějším a důvěryhodnějším.
Zdroje:
GALLO, Amy. Why Aren’t You Delegating? Harvard Business Review [online]. 26. 6. 2012 [cit. 2020-09-3]. Dostupné z: https://hbr.org/2012/07/why-arent-you-delegating
HRON, Jan. Teorie řízení. 2. vyd. Praha: Česká zemědělská univerzita, Provozně ekonomická fakulta, 1995.
MADDUX, Robert B. Delegating for Results. University of New Brunswick: Crisp Publications, 1990.
MARKMAN, Art. How to Stop Delegating and Start Teaching., Harvard Business Review [online]., 18. 10. October 18, 2018 [cit. 2020-09-3]. Dostupné z:, https://hbr.org/2018/10/how-to-stop-delegating-and-start-teaching
WHILLANS, Ashley V. Buying time promotes happiness. PNAS [online]. 8. 8. 2017n. l. [cit. 2020-09-03]. Dostupné z: https://www.pnas.org/content/114/32/8523
WINSTON, Stephanie. Adapted and expanded. The Organized Executive. New York: Norton, 1983, s. 249–250.
Veřejně přístupné přednášky na vzdělávacím portálu https://www.unwind.work/
Zveřejnění podstatných souvislostí: Některé z odkazů v příspěvku výše jsou "partnerské odkazy". To znamená, že pokud kliknete na odkaz a zakoupíte položku, obdržíme partnerskou provizi. Bez ohledu na to doporučujeme pouze produkty nebo služby, které používáme a o kterých jsme přesvědčeni, že mají pro naše čtenáře přidanou hodnotu.
Nejnovější pojmy
Lídra lídrem dělá specifická jazyková a konverzační doména, skrze kterou vidí svět a v tomto svět jedná.